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Microsoft 365 Einrichten

Auch wir vom Ressort IT, heissen dir herzlich Willkommen bei der Pfadi Züri. Toll, dass du dich bei uns engagierst. In dieser kurzen Einleitung möchten wir dir die wichtigsten Informationen bezüglich deinem neuen Microsoft 365 Account mitgeben.

Bei Fragen, darfst du dich gerne jederzeit bei uns melden.

Einleitung​

Alle Ehrenamtliche der Kantonsebene bekommen ein Microsoft 365 Konto. Es ermöglicht den Teams unkompliziert zusammenzuarbeiten. Mit deinem Microsoft 365 Konto erhältst du deine eigene @pfadizueri.ch E-Mail-Adresse und bis zu 1TB Speicherplatz für dein Pfadi Engagement.

info

Beim Austritt aus deinem Pfadi Züri Team wird dein Konto deaktiviert. Bitte beachte, dass dann alle Dateien und E-Mails unwiderruflich gelöscht werden.

warnung

Bitte beachte, dass sich durch Produkt Aktualisierungen seitens Microsofts einzelne Schritte dieser Anleitung ändern können. Gerne darfst du uns darüber informieren.

Anmeldung (Log-in)​

Microsoft 365 besteht aus verschiedenen Diensten, die allesamt über einen Web-Browser erreichbar sind. Microsoft empfiehlt zwar, den hauseigenen Edge-Browser zu verwenden, allerdings kannst du die Dienste auch mit Firefox, Chrome oder Safari verwenden.

Öffne nun die Seite portal.office.com. Tippe deine E-Mail-Adresse (pfadiname@pfadizueri.ch) und dein Passwort ein und klicke jeweils auf weiter. Die Anmeldeangaben hast du per E-Mail erhalten. Bei der ersten Anmeldung wirst du aufgefordert, dein Passwort zu ändern. So wird sichergestellt, dass nur du dein Passwort kennst. Weiter wirst du aufgefordert die Zwei-Faktor-Authentifizierung einzurichten. Eine Anleitung dazu findest du weiter hinten in diesem Dokument.

Das Passwort bei der ersten Anmeldung lautet: Pf4d!-8004zH

Es kann sein, dass du aufgefordert wirst deine Zeitzone und Sprache zu wählen. Gib dann bitte folgende Informationen an:

  • Zeitzone: UTC + 01:00 (Amsterdam, Berlin, Bern, ...)
  • Sprache: Deutsch (Schweiz)

2FA​

Jeder Account muss mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) abgesichert werden. Ohne 2FA ist es nicht möglich, sich anzumelden. Wir empfehlen die Verwendung der Microsoft Authenticator App.

Auf dem Computer​

  • Öffne mysignins.microsoft.com/security-info
  • Klicke auf «Neue Anmeldemethode hinzufügen»
  • Wähle «Authenticator-App» → «Microsoft Authenticator» → «Weiter»
  • Warte, bis der QR-Code angezeigt wird

Auf dem Smartphone​

  • Lade die Microsoft Authenticator App für Android oder iOS herunter und installiere sie.
  • Tippe auf «+» → «Geschäfts-, Schul- oder Unikonto»
  • Scanne den QR-Code, der auf dem Computer angezeigt wird, mit deinem Smartphone
  • Dein Konto wird automatisch hinzugefügt, ein sechsstelliger Code wird angezeigt

Abschliessen​

  • Klicke am Computer auf «Fertig»
  • Warte, bis der Aktivierungsstatus überprüft wurde
  • Bestätige die Anmeldung auf deinem Smartphone, indem du auf «Genehmigen» tippst

Fertig! Deine 2FA ist eingerichtet.

tipp

Du kannst auch eine andere Authenticator-App wie Google Authenticator, die iOS Authenticator App oder FreeOTP verwenden. Wähle dazu im ersten Schritt «Ich möchte eine andere Authentifikator-App verwenden». Der Ablauf ist derselbe, ausser dass du den 6-stelligen Code jeweils manuell eintippen musst, statt die Anmeldung nur zu bestätigen.

Das Portal​

Über das Portal office.com kannst du auf diverse Applikationen zugreifen. Nach einiger Zeit werden dir deine zuletzt bearbeiteten Dateien angezeigt.

Outlook​

In Outlook findest du alle E-Mail und deine Termine. Du kannst die Onlineanwendung verwenden oder dich lokal auf deinem Computer anmelden. Zwischen den E-Mails, dem Kalender, den To-Do und den Kontakten kannst du am linken Rand wechseln.

tipp

Vergiss nicht, dir auch gleich deine persönliche E-Mail-Signatur einzurichten. Eine Anleitung dazu findest du unter E-Mail-Verkehr > Signatur.

Neben deinem persönlichen Postfach hat auch jedes Ressort bzw. jede Gruppe eine eigene @pfadizueri.ch Adresse inklusive Gruppen-Kalender. Wie du diese findest und verwendest, erfährst du unter E-Mail-Verkehr > Gruppen E-Mail und E-Mail-Verkehr > Gruppen Kalender.

Die Einteilung von “Relevant” und “Sonstige” ist etwas gewöhnungsbedürftig. Diese Funktion sollte deine E-Mails optimal für dich filtern. Es dauert eine Weile, bis deine E-Mails am richtigen Ort landen. Falls du diese Funktion nicht magst, kannst du diese Funktion in den Einstellungen deaktivieren. Dann werden stattdessen alle eingehenden Mails im Posteingang angezeigt.

Wenn du deine E-Mails lieber nicht in der Online-Version bearbeitest, kannst du eine Synchronisierung über IMAP oder POP einrichten. Dafür brauchst du ein Tool, wie zum Beispiel Thunderbird, Apple Mail oder auch die Desktop-Version von Outlook (diese ist allerdings kostenpflichtig).

IMAP / POP / SMTP Einstellungen Diese Einstellungen findest du hier: POP, IMAP und SMTP Einstellungen Pfadi Züri Account zu Apple Mail hinzufügen: Einrichten in der iOS Mail App Pfadi Züri Account zu Outlook Android-App: Einrichten in der Android Mail App https://support.microsoft.com/de-de/office/einrichten-von-e-mail-in-der-outlook-f%C3%BCr-android-app-886db551-8dfa-4fd5-b835-f8e532091872 Outlook App installieren: Outlook installieren

Teams​

Teams ist der beste Einstiegspunkt für deine Arbeit mit Microsoft 365. In der Teams-Oberfläche findest du Unterhaltungen, Dokumente, Aufgaben und Termine, die mit deiner Tätigkeit bei der Pfadi Züri zusammenhängen. Du kannst mit der Applikation auch übers Internet telefonieren oder eine Video-Konferenz durchführen.

Zur Video-Einführung von Teams

Teams & Kanäle​

Alle Inhalte werden nach Teams und Kanälen strukturiert, so dass du nur die Informationen siehst, die für dich auch wichtig sind. So wird beispielsweise für dein Team ein eigenes Team erstellt. Innerhalb vom Team werden die wichtigsten Themen je als Kanal geführt. Die Zusammenarbeit kann losgehen! Der Kanal mit dem Namen «Allgemein» muss bei jedem Team vorhanden sein, er beinhaltet die Team-Eigene Dateistruktur und kann nicht gelöscht oder geändert werden. Der dazugehörige Ordner heisst in SharePoint «General».

Unterhaltungen​

Unterhaltungen sind da, um Informationen mit einem Teil des Teams (oder dem ganzen) zu teilen. Damit du stets die Kontrolle behältst, kannst du pro Kanal einstellen, ob und wann du per E-Mail benachrichtigt werden willst, wenn es Neuigkeiten gibt. Bei der Chat-Funktion kannst du Personen erwähnen (@pfadiname), Anhänge anfügen oder direkt zu einer Echtzeit-Konversation wechseln.

Dateien​

Unter «Dateien» findest du pro Kanal eine Ablage, um spezifische Dokumente abzulegen. Denke daran, dass die Hauptablage deines Teams im allgemeinen Kanal liegt. Spätestens wenn du ein Dokument abschliesst oder ein Projekt beendest, sollten die Dateien sauber abgelegt werden, damit man sie später jederzeit wiederfinden kann. Mehr dazu erfährst du von der Leitung deines Teams oder der Kernaufgabe.

Neben Dateien und Unterhaltungen können auch weitere Ansichten, wie zum Beispiel ein Wiki oder eine virtuelle Wandtafel dem Kanal hinzugefügt werden. Dies geschieht über das “+” neben “Dateien.

Desktop App​

Wenn du Teams zum ersten Mal öffnest, wirst du darauf hingewiesen, dass du die Desktop-Applikation herunterladen könntest. Dies lohnt sich besonders dann, wenn du willst, dass Teams beim Systemstart automatisch geöffnet wird oder wenn du nicht gerne mit Lesezeichen arbeitest. Du kannst die Applikation aber auch über die Webseite teams.microsoft.com verwenden.

Die Teams-Applikation gibt es für Windows, MacOS, iOS und Android. Du findest diese unter dem Link teams.microsoft.com/downloads.

SharePoint​

Jedem Team ist eine SharePoint-Seite zugeteilt. Alle Dateien aus Teams sind in eurer SharePoint Bibliothek abgelegt. Dateien, welche für das gesamte Team relevant sind, bitte auf SharePoint oder Teams ablegen. Somit gehen die Dateien auch nicht verloren, wenn du einmal nicht mehr aktiv auf der Kantonsebene bist.

tipp

Möchtest du einen Kursordner der Kantonsebene für Kursteammitglieder ausserhalb der Kantonsebene freigeben? Eine Anleitung dazu findest du unter Microsoft 365 > Kursordner freigeben.

Synchronisieren​

Ähnlich, wie du das schon von der OwnCloud kennst, kannst du die Ordner, die du häufig verwendest, auf deinem Notebook (oder Smartphone) aktuell halten und die Dokumente direkt öffnen. Der Dienst, der die Dateien mit SharePoint synchronisiert, heisst OneDrive. Er ist dafür zuständig, deine Dokumente aus der «Cloud» mit deinen Geräten abzugleichen. Die offizielle Version von OneDrive ist für Windows 10, MacOS, iOS und Android verfügbar. Am einfachsten gelangst du zu den Downloads, wenn du portal.office.com öffnest, dann OneDrive öffnest und anschliessend unten auf «OneDrive-Apps herunterladen» klickst. Für die Synchronisierung mit Linux gibt es verschiedene Möglichkeiten. Aktuell wird häufig Insync eingesetzt. Um einen Ordner zu synchronisieren, wechselst du zum entsprechenden Verzeichnis im SharePoint. Oben im Menu findest du die Option «Synchronisieren». Dein Browser überprüft, ob du den OneDrive-Dienst installiert hast, und fragt nach deiner Bestätigung, um diesen zu öffnen.

Nach dem Bestätigen dauert es einen Moment, bis die Aktivität im OneDrive-Dienst erscheint: Nun sollten die Dateien lokal bei dir angezeigt werden. Windows -> Explorer / MacOS -> Finder. Ebenfalls wird dein persönlicher OneDrive-Speicher synchronisiert.

zur Anleitung von Microsoft

SharePoint und OneDrive gemeinsam synchronisieren​

Falls du sowohl SharePoint als auch dein persönliches OneDrive mit deinem Computer synchronisieren willst und dabei eine gemeinsame lokale Ordnerstruktur haben möchtest, musst du einen Umweg nehmen. Nach dem Download der OneDrive Applikation erstellst du online im SharePoint über «Verknüpfung zu OneDrive hinzufügen» eine Verknüpfung von SharePoint in deinem OneDrive.

Anschliessend kannst du dein OneDrive wie oben beschrieben direkt mit dem Computer verknüpfen. Somit hast du dann in der OneDrive-Verknüpfung einen Unterordner zu den SharePoint-Dateien.

zur Anleitung von Microsoft für OneDrive

Solltest du Schwierigkeiten mit der Einrichtung haben, wende dich bitte direkt ans IT-Team.

Word, PowerPoint, Excel, OneNote​

Bei den gängigen Office-Applikationen unterscheidet Microsoft zwischen Web-Apps und Desktop-Apps. In einem ersten Schritt stehen dir nur die Web-Apps zur Verfügung. Damit bearbeitest du die Dokumente direkt in deinem Browser, ohne eine Applikation herunterzuladen. Für die verschiedenen Tools gibt es Anleitungen von Microsoft, die den Einstieg erleichtern: Zur Anleitung: Erste Schritte mit Office im Web

Desktop Applikationen​

Die Desktop-Applikationen sind in unserem Lizenz-Vertrag nicht enthalten. Falls du über eine eigene Office-Lizenz verfügst (privat/geschäftlich), kannst du die Desktop-Applikationen auch für die PBS verwenden. Auch mit einer freien Office-Suite wie LibreOffice solltest du die Dokumente grösstenteils ohne Probleme bearbeiten können. LibreOffice gibt es in verschiedenen Sprachversionen. Am besten wählst du beim Download schon die richtige Sprache aus. Jedoch sind die Online-Applikationen inzwischen so gut, dass eine Bearbeitung auf dem Desktop nicht mehr nötig ist.

weitere Apps​

Nicht nur die oben genannten Apps stehen den Teams zur Verfügung. Auch können folgende Apps verwendet werden:

  • Microsoft Forms
  • Microsoft Planner
  • Microsoft Stream
  • Power Apps for Office 365
  • Power Automate for Office 365
  • Sway
  • To-Do
  • Whiteboard

Support​

Hast du Fragen zu Microsoft 365? Dann suche doch zuerst bei Microsoft selbst nach Hilfeartikel. Wenn du nicht weiterkommst, darfst du dich gerne unter: Kontakt melden.